Primeros pasos con Odoo

Introducción

Los temas que veremos incluyen:

  • Configurar una base de datos protegida por una contraseña
  • Instalar y configurar la aplicación de gestión de ventas
  • Usar las caracteristicas de la interface de usuario para ver, editar y encontrar información
  • Dar de alta un cliente nuevo
  • Agregar nuestro primer producto para vender
  • Configurar la información de la empresa
  • Completar un pedido de ventas y confirmarla para luego facturarla.

Crear una base de datos nueva

El primer paso después de instalar Odoo es crear una base de datos para nuestra empresa.

Si acabamos de instalar una copia limpia de Odoo, Odoo nos muestra automáticamente la pantalla para crear la db.

En la siguiente captura de pantalla podemos ver el formulario para crear base de datos de Odoo:

image0

Odoo provee instrucciones básicas de como crear una base de datos.

Vamos a ver los campos uno a uno.

Nombre de la base de datos

Al elegir el nombre de la db, debemos elegir uno que describa el sistema y que deje en claro el propósito de la base de datos.

Algunas pocas reglas:

  1. El nombre no puede contener espacios en blanco y debe comenzar con un número o una letra
  2. Debemos evitar las comas, puntos y comillas
  3. Los guiones bajos y guiones medios son permitidos si no son el primer carácter del nombre

Es una buena idea, especificar en el nombre si el propósito de la base de datos es desarrollo, testing o producción.

Para entender mejor como trabajar con Odoo, vamos a construir nuestros ejemplos con un caso de estudio del mundo real.

Para el propósito de nuestro ejemplo del mundo real, vamos usar el nombre “computotal-dev”.

Elegimos -dev porque consideramos que será una base de datos de desarrollo, que no usaremos para producción ni para testing.

Podriamos definir como un estándar:

-dev para desarrollo

-test para testing

-prod para producción

Email y Password

El mail que le informamos Odoo lo toma como el usuario administrador (o superusuario)

Y el password será el de esta cuenta de usuario administrador.

Por ahora vamos a informar admin, admin.

Idioma por defecto

Vamos a usar Spanish (AR) / Español (AR) y en país “Argentina”.

Datos de demostración

Si marcamos este check cuando creamos la db, odoo pre-cargará las tablas con un conjunto de datos de ejemplo para cada modulo que instalemos. Esto podría incluir clientes, proveedores, pedidos de venta, facturas, movimientos de stock, etc FALSOS.

El objetivo de los datos de demostración es poder recorrer los módulos del sistema sin la necesidad de tipear una cantidad enorme de datos de prueba.

Nunca cargaremos los datos de demo si vamos a usar la db en producción.

Para nuestro caso de estudio del mundo real, no cargaremos los datos de ejemplo.

Seleccionar “Create database” para que comience el proceso de generación de la base de datos de Odoo. El proceso puede demorar unos minutos.

Administrar base de datos en Odoo

La interface de administración de db de Odoo permite realizar tareas básicas de administración tales como realizar backup o restaurar una base de datos.

Con Odoo es posible administrar nuestras base de datos sin tener que acceder al servidor Postgres (Tecnología de base de datos de Odoo).

También es posible configurar muchas base de datos en la misma instalación de Odoo. Por ejemplo, en el futuro podríamos querer instalar otra base de datos con datos de prueba y usarla para instalar módulos con fines de prueba.

Podemos acceder al administrador en forma directa desde la url http://localhost:8069/web/database/manager.

image1

En esta simple interface, podremos crear, hacer backup, duplicar, eliminar y restaurar bases de datos.

Seguridad para el administrador de base de datos

Además, podremos setear un “master password” para el administrador de base de datos de Odoo.

Se debe hacer click en “Set Master Password”. A diferencia del password que seteamos para la db “computotal-dev”, este password es para prevenir el acceso al administrador de base de datos.

Este es un paso importante en la seguridad de la instalación de Odoo y la advertencia debería tomarse enserio. Si no seteamos esta contraseña, entonces cualquiera podría realizar todas estas operaciones.

Aplicaciones

Odoo “de fabrica” incluye muchas aplicaciones que pueden se pueden instalar y utilizar. Ej. CRM, Proyectos, Gestión de inventarios, Fabricación, Gestión de ventas, etc.

En esta captura de pantalla se muestra la opción de menú Aplicaciones, desde donde se pueden consultar e instalar las aplicaciones disponibles:

image2

En cada nueva versión de Odoo se siguen agregando nuevas aplicaciones. En Odoo 11 (la versión sobre la que vamos a trabajar) se agrega por ejemplo, la aplicación “Constructor de sitios web”, que permite crear sitios web de la misma forma que lo podemos hacer con wordpress.

Independientemente de la cantidad de apps que incluye Odoo, el proceso de implementación (puesta en marcha) es el mismo.

Comienza analizando las necesidades del negocio como un todo y luego se decide cual va a ser el primer conjunto de aplicaciones que deseamos implementar.

Definir las necesidades

Implementar un software como Odoo no es una tarea sencilla. Muchas empresas se meten en problemas porque creen que es solo instalar el software, ingresar algunos datos y listo.

Inevitablemente el alcance del proyecto va a crecer y lo que se suponía que iba a ser un sistema simple termina siendo algo muy confuso.

Afortunadamente Odoo tiene un diseño modular que permite adoptar una estrategia sistematica para implementar Odoo en un negocio.

Implementar usando una estrategia modular

La instalación mínima de Odoo (apenas creamos una base de datos) no incluye ninguna aplicación.

Dentro de la implementación de Odoo el primer paso será definir con que módulos queremos trabajar primero.

Odoo nos permite instalar solo lo que necesitamos ahora y después seguir instalando módulos medida que vamos teniendo más claras las necesidades de la empresa.

Podriamos comenzar instalando la gestión del inventario y luego continuar con la venta y la facturación. O bien comenzar con las ventas y facturación y luego agregar la gestión del inventario.

TIP/Recomendación: no instalar y poner a funcionar todos los módulos de una sola vez. Lo ideal es dividir la implementación en fases más pequeñas.

Computotal: un caso del mundo real

Para entender mejor como trabajar con Odoo, vamos a construir nuestros ejemplos con un caso de estudio del mundo real.

Computotal es una empresa pequeña cuya actividad principal es la compra y venta de artículos de computación.

Usando el diseño modular de Odoo, vamos a comenzar implementando la aplicación “Gestión de ventas” para venta básica de productos (partes de computadoras en este caso).

Luego, a medida que vamos avanzando con el curso, iremos instalando módulos adicionales.

Instalar el módulo de Gestión de ventas

Luego de clickear “Create Database”, pasará un tiempo (mayor o menor dependiendo de tu sistema) hasta que se muestre una página con una lista de las aplicaciones disponibles.

image3

Esta es la lista de las aplicaciones más comunes que podermos instalar.

Es muy poco lo que podemos hacer con una base de datos Odoo sin módulos instalados. Ahora, instalaremos la aplicación “Gestión de ventas” así podemos comenzar a configurar nuestro negocio que vende componentes informáticos.

image4

Clikeamos en el botón instalar para instalar el módulo de “Gestión de ventas”.

Mientras los módulos se instalan y durante otras operaciones largas, siempre veremos un icono “Cargando” arriba y en el centro de la pantalla. En estos casos, Odoo completará la operación sin la necesidad de la intervención del usuario.

Básicos de la UI de Odoo

Luego de la instalación de la aplicación, Odoo 11 nos lleva al menú “Debates”, que es nuestra bandeja de entrada y donde las actividades de comunicación tienen lugar.

Podemos observar que Odoo muestra una lágrima pequeña de color purpura que provee tips muy útiles. Estos se mostrarán en la mayoría de las aplicaciones que instalemos.

image5

Como podemos observar, los menus de las aplicaciones están en la parte superior de la interface.

Si clikeamos el menú “Ventas”, nos llevará a la aplicación “Ventas”. Esto te lleva directamente al dashboard (Tablero) de ventas. Como recien acabamos de instalar la aplicación, habrá muy poco para ver. Pero podremos ver las opciones de menú disponibles en la parte izquieda de la interface.

Los menús en la parte superior nos permiten cambiar entre las aplicaciones principales instaladas y la configuración de Odoo. Mientras que el menu en la parte izquierda, nos mostrará las opciones disponibles en la aplicación actual.

En la siguiente captura de pantalla, estamos posicionados en el menu principal “Ventas”:

image6

La primer opción de menú que aparece por defecto es Presupuestos. Como todavía no cargamos ningun presupuesto, Odoo nos muestra instrucciones útiles sobre como crear un presupuesto.

Por ahora, observemos uno de los conjuntos de registros más importantes que vamos a estar utilizando en muchas de las aplicaciones de Odoo: Clientes. Hagamos Click en el menú Clientes en la parte izquierda.

Tomaremos un momento para analizar algunos elementos de la interface de usuario que aparecerán de forma consistente en todo Odoo. Arriba a la izquierda del formulario principal, podemos ver claramente que estamos en la sección Clientes.

Usar el cuadro de búsqueda

En la esquina superior derecha de nuestro formulario, tenemos un cuadro de búsqueda:

image7

El cuadro de búsqueda nos permite buscar rápidamente registros en una aplicación Odoo. Si estamos en la sección Clientes, naturalmente la búsqueda se realizará sobre los registros de clientes.

De la misma manera, si estamos buscando en la vista Producto, el cuadro de búsqueda nos permitirá buscar registros de productos que hemos cargado en el sistema.

Ver más sobre la búsqueda en: todo

Elegir vistas diferentes

Odoo también ofrece una interface estandar para cambiar entre una vista Kanban (Tarjetas) y una vista lista. En algunos formularios tendremos opciones adicionales como la vista gráfico.

Podemos ver iconos de selección debajo del cuadro de búsqueda en la esquina derecha del formulario:

image8

La vista seleccionada actualmente está resaltada con gris oscuro. Si movemos el mouse sobre el icono, obtendremos un tooltip que nos muestra la descripción de la vista.

Vamos a cargar registros para poder explorar mejor la inteface de Odoo.

Filtros

TO DO

Agrupación

TO DO

Favoritos

TO DO

Crear el primer cliente

Odoo nos muestra instrucciones útiles para comenzar a cargar nuestro primer cliente. Hacemos Click en el botón Crear:

image9

Este es el formulario de Clientes. Haciendo click en Crear generaremos un registro de cliente.

Computotal vende componentes de forma mayorista y minorista. En este ejemplo, vamos a usar un cliente ficticio llamado Armando Lio que desea comprar Mouse.

Odoo ofrece flexibilidad en la carga de información del cliente ya que por defecto, la mayoría de los campos son no requeridos. Los campos en púrpura, siempre serán requeridos.

En odoo 11, el único campo requerido para el cliente es el nombre. El resto son opcionales. Más adelante, veremos como hacer que los campos opcionales pasen a ser obligatorios.

En este ejemplo, hemos completado alguno de los campos básicos de nuestro cliente ficticio, Armando Lio:

image10

El cliente es una empresa?

Al principio del formulario está una selección para indicarle a Odoo si el cliente es un individuo o una compañía. En nuestro ejemplo, estamos simulando una compra minorista de un cliente que es una persona.

Si estamos haciendo una operación del tipo B2B (Negocio a Negocio), entonces lo habitual será que el cliente sea una empresa.

Ingresar datos en un formulario

Interface consistente

Odoo utiliza una interface para el ingreso de datos que se mantiene consistente en todo la aplicación. Una vez que aprendimos como ingresar datos en un formulario, no deberíamos tener problemas ingresando datos en los demás formularios de Odoo.

Campos obligatorios – Navegar entre campos

Los campos obligatorios siempre estarán en púrpura. Si vemos campos en púrpura, deberemos ingresar datos en ellos para que Odoo nos permitar guardar el registro.

Para movernos entre los campos de un formulario podemos usar el mouse o la tecla Tab. Con la combinación Shift + Tab podremos volver al campo anterior. A diferencia de algunos sistemas, no podremos movernos entre campos usando las teclas de flechas o el enter.

Listas de selección

En muchos formularios encontraremos listas de selección que nos permitiran elegir de una lista de elementos para llenar el campo.

Reducir resultados

Podemos usar el teclado para ingresar alguna parte del texto buscado y así reducir los elementos que se muestran en la lista de selección.

Si seleccionamos primero el país (Ej. Argentina), la lista de provincias solo mostrará las provincias correspondientes a ese país.

Odoo trae pre-cargado de fábrica muchos países con sus correspondientes provincias. Argentina y sus provincias vienen pre-cargadas.

Debemos tener cuidado cuando estemos buscando palabras con asento porque Odoo los tiene en cuenta para las búsquedas. Ej. para buscar la provincia “Río Negro”, ingresamos “Rio” debemos agregar el acento a la i ya que la esa palabra esta cargada con asento en Odoo.

Minimizar uso del Mouse

Podemos movernos entre los elementos de la lista usando las teclas de flechas y tabular para seleccionar el elemento que queremos cargar. Esto nos permite ingresar datos en los formularios de Odoo minimizando el uso del mouse.

Buscar más – Crear y Editar

Muchas listas de selección tienen dos opciones al final que nos permitiran usar opciones de búsqueda adicionales o crear un elemento nuevo que no está en la lista.

image11

En este ejemplo podemos ver la lista de provincias con la opcion de buscar más o de crear una provincia nueva para el caso de que no se encuentre cargada.

Idioma

Odoo da la posibilidad de trabajar con clientes que hablan una variedad de idiomas. En nuestro ejemplo vamos a dejar el que Odoo nos propone por defecto: Español. Pero en el caso de que estemos trabajando con un cliente que prefiera sus documentos en otro idioma, podemos espeficar ese idioma y Odoo se encargará de gestionar la traducción necesaria.

Notas Internas

Esta sección permite ingresar cualquier información adicional que se desee mantener del cliente.

Pestaña “Ventas y Compras”

La parte inferior de la pantalla de clientes está divida en una serie de pestañas que ayudan a organizar la información.

En la pestaña Ventas y Compras, podemos ver opciones tales como el vendedor u otras opciones relacionadas con las ventas.

image12

Es Cliente / Es Proveedor

Odoo guarda todos los individuos en la misma tabla, independientemente de si se trata de un cliente o un proveedor. El hecho de que el campo “Es cliente” esté tildado, le indicará a Odoo que el registro se trata de un cliente.

Debemos tildar este campo para que Odoo reconozca a Armando Lio como un cliente.

El campo Es proveedor nos permite indicar que se trata de un proveedor. Una empresa (o persona) podrá ser cliente y proveedor al mismo tiempo.

Vendedor

Nos permite indicar cual será el vendedor asignado a este cliente. Aunque no es obligatorio, por lo general se informa cuando estamos integrando nuestro sistema de gestión de ventas con el módulo de CRM. Usaremos este campo cuando estudiemos el CRM de Odoo, por ahora lo dejaremos en blanco.

Referencia interna

Por lo general, cuando implementamos Odoo, la empresa ya posee un sistema de numeración para los clientes. El campo Referencia interna, es perfecto para completar con el número de cliente que ya tiene asignado. De otra manera, podemos dejar el campo en blanco o usarlo para otro propósito. En nuestro ejemplo, lo dejaremos en blanco.

Pestaña “Facturación”

La pestaña de Facturación (antes llamada Contabilidad) nos permite indicar información de condiciones de venta, compra e información fiscal.

image13

Plazo de pago de cliente

Es muy comun que en muchos negocios clientes diferentes tengan diferentes plazos de pago. Quizás, para clientes con mucha antigüedad podríamos extender el plazo a 30 o 60 días para pagar sus facturas. Y para clientes nuevos, podríamos exigir el pago de contado.

Odoo permite configurar plazos de pagos adicionales dependiendo de nuestras necesidades. Los plazos de pago que incluye por defecto son:

  • Pago inmediato
  • 15 días
  • 30 días

Para nuestro ejemplo, dejaremos con plazo 15 días.

Plazo de pago de proveedor

Similar al plazo del cliente, este campo indicará el plazo de pago con el proveedor. Como una empresa puede ser cliente y proveedor al mismo tiempo, tenemos las condiciones separadas para cada uno.

Posicion fiscal

Hace referencia a la situación ante los impuestos. Este tema lo veremos más en detalle cuando estudiemos la localización argentina de Odoo (adaptación de Odoo a la legislación Argentina).

Botones Inteligentes (Smart Buttons)

Los botones en la parte superior derecha de los formularios de Odoo se llaman Botones inteligentes.

image14

Son de mucha utilidad ya que muestran información relacionada en forma resumida/totalizada y permiten navegar hacia otros formularios si queremos obtener información más detallada.

Carga de productos

Ahora que ya tenemos un cliente, es el momento de ingresar un producto para poder venderle. En nuestro ejemplo, vamos a cargar un mouse inalámbrico.

Hagamos clic en el menu Productos de la izquierda:

image15

Crear productos

Iniciamos la creación de un producto haciendo click en el botón Crear.

La siguiente captura de pantalla es de la pestaña de Información general del formulario de productos, que usaremos para ingresar un registro de producto en Odoo:

image16

Nombre del producto

Es lo que se mostrará en las pedidos de venta, facturas y en todas las demás pantallas que se refieran a un producto específico. En nuestro ejemplo, estamos vendiendo un “mouse inalambrico genius”.

Puede ser vendido

Similar a la marca de activo de un cliente, podemos marcar productos para que no se muestren en la lista de productos de venta desmarcando este tilde. En nuestro ejemplo, queremos poder vender este producto a “Armando Lio” entonces la dejaremos marcada.

Puede ser comprado

Aunque todavía no instalamos la aplicación de compras, Odoo nos permite especificar si un producto puede ser comprado. Aceptaremos la opción por defecto, entonces además de poder vender este producto también lo podremos comprar.

Esto jugará una función importante cuando lleguemos al módulo en el que estudiemos la aplicación de compras de Odoo.

Tipo de producto

Es la primer opción dentro de la pestaña de información general de la pantalla de productos.

Hay disponibles dos tipos de producto:

  • Consumible
  • Servicio

La explicación de estos tipos la veremos en detalle más adelante. Por ahora, vamos a quedarnos con que la diferencia entre ellos es que los Consumibles son productos reales que deben ser comprados (Ej. Mouse) y los servicios no (Ej. limpieza de impresora).

Referencia interna

En la mayoría de las pantallas de Odoo se usa el campo Nombre de producto y la descripción cuando muestra información de productos.

Es muy habitual que la empresa ya tenga un sistema de codificación para sus productos. El campo Referencia Interna es útil para informar estos códigos alternativos en los productos.

En nuestro ejemplo vamos a dejar el campo referencia interna en blanco.

Precio de venta

En este campo informamos el precio de venta que se mostrará luego en el pedido de ventas.

En nuestro ejemplo, le vamos a informar al “Mouse Inalambrico Genius” un precio de venta de $ 500.-

Precio de costo

En este campo informamos el precio de costo. Puede ser usado para calcular los margenes de ganancia.

Pestaña “Ventas”

Cuando se instala la aplicación de Gestión de ventas, se crea una pestaña “Ventas” en el formulario del producto. Pero por defecto, esta pestaña esta completamente vacía. Luego, a medida que vamos instalando más aplicaciones y haciendo cambios en las configuraciones, esta página se irá llenando con información apropiada.

Esto es algo muy común en Odoo. Por eso, a medida que configuramos nuestras aplicaciones, tenemos que asegurarnos de volver a otros formularios ya que es muy probable que tengamos más opciones para configurar.

Pestaña “Facturación”

Odoo completa los campos Impuestos de cliente y de proveedor con valores por defecto. Esto es, Odoo sugiere estos valores y si el usuario no los cambia, los campos mantendrán esta información.

Los valores de impuestos varían según el producto del que se trate. En argentina, por ejemplo, la mayoría de los productos llevan un IVA (Impuesto al valor agregado) de 21%. Pero los productos tecnologicos (la mayoría, no todos) llevan un IVA de 10,5 %.

La siguiente captura de pantalla muestra la pestaña de Facturación del formulario de productos:

image17

Podemos observar que Odoo nos permite informar múltiples impuestos para el mismo producto. Más adelante veremos un ejemplo donde se utiliza esta posibilidad.

Política de facturación

Por defecto, Odoo configura la facturación para que los items de las lineas de la factura sean creados basados en la cantidad que se indica en el pedido de ventas. Esto significa que se le realizará la factura al cliente aunque todavía no se le haya entregado ninguno de los productos.

La otra opción es que se le facture al cliente sobre los productos entregados. Entonces, si existen productos en el pedido de ventas que todavía no fueron entregados, no se le realizará la factura al cliente por esos productos.

Pestaña “Notas”

Esta sección permite ingresar cualquier información adicional que se desee mantener del producto.

Guardar el registro del producto

Si hacemos clic en el botón guardar se almacena el registro del producto en Odoo. Si elegimos Descartar, recibiremos una advertencia de que perderemos los cambios realizados.

Configurar la información de la empresa

Ya cargamos un cliente y un producto. Sin embargo, antes de poder cargar un pedido de ventas, todavía tenemos trabajo que hacer configurando nuestra empresa (Compañía).

Actualmente Odoo ni siquiera sabe el nombre de nuestra empresa y por defecto ha usado My Company como nombre.

Podemos encontrar la información de la empresa eligiendo la opción Ajustes del menú principal y luego el botón configurar del acceso que se encuentra en el tablero de Ajustes.

image18

Otra forma de acceder al mismo formulario es siguiendo el siguiente camino: Ajustes (del menú principal) / Usuarios y Compañías / Compañias.

La siguiente captura de pantalla muestra el formulario de información de la empresa con información para nuestro caso de estudio:

image19

Aquí hemos informado el nombre de la empresa, la dirección completa, el lema, sitio web y el email.

La moneda se informó por defecto en pesos Argentinos (ARS) ya que cuando configuramos la base de datos indicamos como país Argentina.

También podemos asignar un logo haciendo clic en el icono con la camarita de fotos (Arriba a la izquierda).

Guardar la información de la empresa

Hacemos clic en guardar para actualizar la información de la empresa y ya quedamos listos para cargar nuestro primer pedido.

Crear el primer pedido

Por fin tenemos todo listo para comenzar a vender nuestros productos.

Para acceder a la pantalla de pedidos, seleccionamos “Ventas” del menú principal y luego pedidos del submenú de la izquierda.

En la siguiente captura de pantalla se muestran los pedidos existentes y le permite a los usuarios crear un nuevo pedido:

image20

Hacemos clic en el botón crear para crear un nuevo pedido. Todo nuevo pedido inicia como un presupuesto y permanece así hasta que confirmamos la venta. Solo después de confirmar el presupuesto, se podrá hacer referencia a la venta como un pedido.

La siguiente captura de pantalla muestra un formulario de pedido con el cursor en el campo Cliente:

image21

Seleccionar el cliente

Cuando creamos un pedido nuevo, Odoo nos va a pedir que primero le indiquemos el cliente desde la lista desplegable. A medida que agreguemos más clientes, tendremos la opción de buscar y localizar clientes para los pedidos.

Por ahora, elegiremos el cliente que cargamos anteriormente en este mismo capítulo.

TIP: a diferencia de versiones anteriores de Odoo, ahora podemos comenzar a cargar renglones de pedido antes de haber informado el cliente para el pedido.

Fecha de caducidad

Por defecto no se indica nada en la fecha de caducidad del pedido. Sin embargo, si queremos indicar una fecha a partir de la cuál el pedido no tendrá validez, lo podemos hacer aquí:

image22

Funcionamiento de los campos fecha en Odoo

En el calendario desplegable se marca con un triangulito en la esquina inferior derecha el día actual. Salvo que la fecha actual este seleccionada porque en ese caso el día se marca con una figura redonda.

Si seleccionamos el mes (arriba al centro del calendario), nos llevará al desplegable de meses. Que nos permitirá navegar entre los meses de una forma más ágil:

image23

Y si luego seleccionamos el año (arriba al centro), nos mostrará el desplegable de años para elegir el año de una forma más rápida.

image24

También podremos posicionarnos en el campo, borrar el contenido (tecla backspace) y tipear nosotros mismos la fecha. Siempre respetando el formato de fecha configurado (en este caso dd/mm/aaaa).

Plazo de pago

Odoo automáticamente carga los plazos de pago del cliente que seleccionamos. Pero en el pedido siempre tendremos la opción de cambiar el plazo para un pedido específico.

Lineas del pedido

Ahora ya estamos listos para comenzar a especificar el producto que queremos vender.

Seleccionamos “Añadir un elemento” en el área de lineas del pedido para agregar una linea a la grilla.

El primer campo será el producto. Elijamos “Mouse inalamb. Genius” de la lista desplegable. Los demás campos de la linea de pedido se completarán automáticamente y se verán de esta forma:

image25

Producto

Cada linea de pedido comienza seleccionando un producto. Podemos agregar productos en el mismo momento que agregamos un pedido seleccionando la opción Crear y editar… del final de la lista.

Cuando la lista tenga más productos, se podrá usar la ventana de busqueda de productos que se invoca con la opción Buscar más.

Despues de seleccionar el producto, Odoo carga la información de precios e impuestos.

Descripcion

Odoo toma la descripción del registro del producto para completar el campo Descripción en la linea del pedido. Es posible cambiar esa descripción para un pedido específico.

Para nuestro ejemplo lo dejaremos así.

Cantidad pedida

La cantidad pedida será 1 por defecto. Obviamente podremos cambiar esta cantidad a la cantidad de unidades que hemos vendido.

Para nuestro ejemplo dejaremos la cantidad de 1.

Precio Unitario

Odoo trae el precio de venta desde el registro del producto para cargar el precio unitario en la linea del pedido. También es posible sobreescribir este valor.

En nuestro ejemplo dejaremos el precio unitario en $ 500.-

TIP: se debe tener cuidado cuando se cambien precios en la linea del pedido. Es posible que si se vuelve atrás hacia el campo Producto, el precio unitario se cambie nuevamente al valor que tiene indicado en el registro del producto.

La recomendación es que si se está cambiando precios en las lineas de pedidos, se debe controlar dos veces los precios unitarios, antes de confirmar el pedido.

Impuestos

Odoo soporta impuestos por cada linea de pedido. Automáticamente traerá el 10,5% de IVA indicado para el registro del producto. Impuestos adicionales pueden ser agregados o quitados de la linea.

Para nuestro ejemplo dejaremos el impuesto de 10,5% de IVA.

Subtotal

El subtotal se calcula automáticamente como la multiplicación del precio unitario por la cantidad.

Procederemos a guardar un pedido como un presupuesto.

Workflow de un pedido

El workflow habitual de un pedido es: Presupuesto -> Presupuesto Enviado -> Pedido de ventas

Aunque comenzamos ingresando un pedido, el estado actual del pedido es Presupuesto. Odoo 11 muestra el estado actual de las transacciones en la esquina superior derecha del formulario.

image26

Este indicador hace muy fácil visualizar el estado actual de una transacción atravez del workflow de Odoo. En este ejemplo, podemos ver que el estado actual es “Presupuesto”.

También podemos observar que el presupuesto normalmente debe ser enviado antes de que el pedido pueda considerarse realizado.

Las acciones disponibles que podemos tomar sobre este presupuesto se muestran en la esquina superior izquierda del formulario.

La siguiente captura de pantalla muestra las acciones disponibles para un presupuesto de Odoo:

image27

Enviar por correo electrónico

Seleccionado esta opción, le podremos enviar una copia del presupuesto al mail informado en el registro del cliente. Configurar la opción de envío de mail es una tema de un próximo capítulo.

Imprimir

Seleccionando esta opción podremos imprimir una copia del presupuesto en un archivo pdf.

Confirmar la venta

El botón “Confirmar venta” convierte el presupuesto en un pedido de venta y empuja la transacción hacia adelante en el workflow de ventas.

Cancelar

Seleccionando esta opcion se nos consultará si queremos cancelar el presupuesto. El presupuesto no será eliminado y todavía podrá ser consultado. La cancelación de un presupuesto finaliza el workflow del pedido de ventas y el presupuesto solo se mantendrá en el sistema con fines de archivo.

Para continuar con nuestro ejemplo, hagamos clic en el botón “Confirmar” para convertir el presupuesto en un pedido. Veremos que el estado del pedido cambia de Presupuesto a Pedido de ventas.

image28

Facturar la venta

Dependiendo del workflow del negocio, un montón de cosas pueden pasar después de que confirmamos un pedido de ventas. En empresas de manufactura (fabricación), podríamos necesitar comprar la materia prima y crear una orden de fabricación del producto final antes de que podamos facturar al cliente.

En nuestro ejemplo vamos a avanzar y a facturar al cliente por el pedido del “Mouse inalamb. Genius”. Seleccionemos “Crear Factura” para generar una factura a partir del pedido de ventas.

Se muestra un asistente de facturación de pedidos de venta para guiarnos atravez del proceso de creación.

La siguiente captura de pantalla muestra el asistente de facturación de pedidos:

image29

Que queremos facturar?

Odoo provee una variedad de opciones para facturar el pedido completo o facturar basado en otros métodos.

Las ópciones disponibles son:

Lineas a facturar (Deducir pagos anticipados)

Con esta opción podemos facturar por linea de pedido y descontar algún pago anticipado que nos hayan realizado.

Lineas de factura

Igual que la opción anterior pero no se tendrán en cuenta los pagos anticipados.

Pago anticipado (porcentaje)

Nos permite facturar un pago anticipado como un porcentaje que nos este realizando el cliente.

Pago anticipado (cantidad fija)

Idéntico que el anterior pero en vez de un porcentaje el pago será por una cantidad fija.

Crear la factura

Para nuestro ejemplo usaremos la opción por defecto. Como no tenemos pagos anticipados, Odoo procesará el pedido como si hubiesemos elegido la primera opción “Lineas de factura”.

Seleccionar la opción “Crear y ver facturas” para generar la factura. La factura se crea en el estado “Borrador”. Seleccionamos “Validar” para confirmar la factura.

Si haz seguido todos los pasos y todo funcionó como debería, entonces deberías ver una factura similar a esta:

image30

Resumen

En este capítulo, comenzamos creando una base de datos de Odoo. Luego instalamos el módulo de “Gestión de ventas” y creamos nuestro primer cliente.

Con nuestro cliente creado, cambiamos nuestra atención a la configuración de un producto en Odoo e ingresamos la información básica de nuestra empresa.

Luego, creamos un presupuesto y seguimos el workflow completo hacia confirmar el pedido de ventas y generar la factura.

En el próximo capítulo, analizaremos nuestra estrategia de ventas y que es lo que queremos alcanzar utilizando el CRM de Odoo.